Hace poco, tuve la oportunidad de escribir dos articulos en la revista "LATITUD" del Centro Nacional de Tecnologias de Informacion, y quise compartir con toda la comunidad estas notas.....
Hoy en día, las organizaciones publicas se enfrentan continuamente a retos: como lograr mayor transparencia, como ser mas efectivos y eficientes en la prestación de servicios al ciudadano, como responder a una demanda publica mas exigente, como mejorar la administración de sus recursos. Son muchas las necesidades relacionadas con la gestión de las instituciones publicas, y en este sentido; BPM (Business Process Management), en adelante GSP (Gestión de Procesos), ha incursionado como una disciplina que puede proporcionar las herramientas necesarias para que las organizaciones desarrollen nuevas habilidades y destrezas, haciéndolas mas adaptables, flexibles y ágiles; capacidades necesarias para afrontar dichos retos.
GSP, es un modelo de gestión que incorpora varias disciplinas; y responden a las necesidades de mejoramiento continuo que requieren las organizaciones publicas para prestar servicios de calidad, pero a pesar de ello, estas disciplinas no se han insertado en las instituciones, salvo algunas excepciones. En este articulo, describiré los dos principales inhibidores que no han permitido su avance dentro de las instituciones publicas, como base para identificar en que áreas debemos impulsar acciones de mejora, las disciplinas que la conforman, sus beneficios y algunas recomendaciones para su adopción.
Inhibidores del Avance
El primer inhibidor, es la falta de entendimiento entre procesos y aplicaciones; en este sentido, las aplicaciones que soportan procesos operativos, son sólo una fracción de lo que hace una organización (se estima entre un 20% y 30%), por ende; las organizaciones no son un mundo de aplicaciones, sino de procesos. Este enfoque, continua impulsado estructuras centradas en la operación, y no en procesos transversales que puedan ser medidos, optimizados y mejorados.
El segundo inhibidor, es la falta de una visión integral basada en procesos. La mayoría de las organizaciones están conformadas por estructuras funcionales, que no soportan una visión transversal estratégica, táctica y operacional, por ende; muchas acciones no pueden ser monitoreadas, controladas, ni mejoradas, y en consecuencia; el ejercicio de toma de decisiones es pobre, inconsistente, y costoso. Un ejemplo de ello, es la ausencia en la mayoría de las organizaciones de indicadores de gestión y desempeño, consonos con un claro énfasis en la medición de su gestión, acuerdos de servicios, sus actividades transversales.
Disciplinas
GSP, incorpora dentro de su modelo varias disciplinas: la primera, BPMN (Business Process Modeling Notation), en castellano, Notación para el Modelado de Procesos de Negocio, siendo una notación gráfica para el modelado de procesos, que proporciona a las unidades de organización y métodos, nuevas técnicas de modelado y un énfasis en la automatización de procesos, WS- BPEL (Business Process Execution Language), en castellano, Lenguaje de Ejecución de Procesos de Negocio con Servicios Web como lenguaje para la automatización de procesos, y BAM (Business Activity Monitoring), en castellano, Monitorización de la Actividad de Negocio, para la medición de variables de desempeño que pueden ser mejoradas mediante cambios en un modelo de procesos (por ejemplo, incorporando tareas, procesos o participantes).
Beneficios
- Podrá formalizar sus procesos.
- Incorporara nuevas destrezas a las unidades de organización y métodos, mediante la utilización de BPMN para el modelado de procesos.
- Incentivara la adopción de arquitecturas orientadas en servicios (SOA) y sus estándares.
- Incorporara en su organización métodos para mejorar su gestión, mediante la medición de indicadores de gestión y desempeño.
Actualmente el CNTI, esta impulsado el desarrollo de una plataforma nacional para el mejoramiento continuo de proceso, que incentivara el uso y aplicación de las disciplinas que conforman la GSP. Nuestro objetivo, es impulsar la creación de organizaciones publicas capaces de identificar, formalizar, estandarizar, modelar, y automatizar sus procesos, como base para gestionar variables que puedan ser medidas, mejoradas y optimizadas.
Recomendaciones
- Incorpore la disciplina BPMN en su organización, para incentivar el desarrollo de nuevas capacidades en el modelado de procesos.
- Identifique sus indicadores de gestión y desempeño.
- Establezca un Comité Extendido de Procesos, para identificar los procesos transversales relacionados con los indicadores.
- Inicie un proyecto piloto de modelado y automatización.
Incorporar las disciplinas de GSP, permitirá que el concepto de mejora continua pueda ser implementado en las instituciones publicas, mejorando de manera significativa los servicios que estas prestan a los ciudadanos y sus relaciones con otros actores. Su objetivo, es desarrollar capacidades para medir en tiempo real nuestra gestión. Para finalizar termino con una frase, que pretender realizar un ejercicio de reflexión: “Lo que no podemos medir, no puede ser mejorado”.
