Recomendaciones para abordar un proyecto BPM - I

He tenido la oportunidad de asesorar a organizaciones que tienen como objeto la inserción de las disciplinas BPM; y en el proceso, he identificado un conjunto de premisas que son necesarios para disminuir los riesgos de su adopción.

Actualmente estoy desarrollando 2 post para compartir con la comunidad mi experiencia en proyectos organizacionales. Comparto las primera recomendaciones con la comunidad. Para mayor referencia sobre BPM pueden visitar el siguiente link: http://mijao.blogspot.com/2009/12/bpm-y-sus-beneficios-dentro-del-estado.html

• Es importante comprender la verdadera esencia de BPM. BPM provee a la organización las capacidades para medir, mejorar y optimizar cada una de las acciones que debe desarrollar para cumplir con sus objetivos estratégicos. BPM impulsa el desarrollo de una política de control sobre los objetivos estratégicos de una organización, equilibrando sus procesos, tecnologías y talento humanos. Los procesos representan el sistema nervioso que requiere una organización para orquestar sus diversos recursos.

• La organización debe implementar un marco metodológico que permita identificar sus indicadores de desempeño y resultado en las diversas áreas de dominio que sustenta su modelo de negocio. En esencia la organización debe conocer que debe medir para evaluar continuamente su desempeño. Sin este insumo, el ejercicio de la toma de decisiones es pobre e inconsistente. Los procesos deben responder a estos indicadores organizacionales.

• Es deseable que cada una de las unidades que integran la organización identifiquen sus productos y servicios. Estos productos y servicios debe estar relacionados con un proceso transversal y un conjunto de indicadores.

• Es importante entender que el insumo principal para abordar un proyecto BPM es el establecimiento inicial de un marco de gobernabilidad. La gobernabilidad es el proceso de toma de decisiones acertadas y adecuadas para alinear y direccionar los esfuerzos para implementar un proyecto BPM. Generalmente, un marco de gobernabilidad está conformado por 9 dimensiones: Estrategia y Objetivos de Gobernabilidad, Principios y Políticas, Organización y Actores, Procesos, Roles y Responsabilidades, Comportamiento y Refuerzo, Métricas y Desempeño, Tecnología, Desempeño de la Gestión de Gobernabilidad y Finanzas y Presupuesto.

• Antes de iniciar un proyecto piloto BPM realice un diagnóstico de las condiciones generales de los procesos presentes: documentación, diagramación, herramientas, normas y procedimientos, entre otros.
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• Es deseable que la organización formalice la notación grafica a utilizar para el modelado de procesos. En esencia es recomendable adoptar BPMN (aquí puede conocer más sobre el tema). Es importante destacar que la práctica de modelados de procesos requiere de técnicas y patrones.

• Generalmente las organizaciones tienen una descripción de procesos con un nivel de granularidad inapropiado para permitir que este pueda medir y mejorar su desempeño. Identifique las actividades concretas, acuerdos de servicios, áreas claves de procesos, productos, servicios e indicadores de desempeño y resultados, reglas de negocio, entre otros.

• Durante el desarrollo de un piloto establezca dos categorías de procesos: Procesos que puedan impedir que la organización alcance sus objetivos estratégicos, y procesos que aprovechando su capacidad actual puedan elevar su nivel operativo y cumplimiento de metas.

• Es deseable que inicie en primera instancia la ejecución de un plan estratégico de direccionamiento tecnológico y el desarrollo de una marco de arquitectura que describa las acciones estratégicas de mejora que incidan en el ordenamiento de las Tecnologías de Información y agilidad operacional en la organización. Se pueden incorporar los estilos SOA, ESB, BRE, CEP, MOM, entre otros. Estos estilos de arquitectura simplificaran el desarrollo de un proyecto BPM.

• Fomente la creación de una política para el registro de brechas en la organización como mecanismo de aprendizaje organizacional continuo.