Business Process Management (BPM) Reflexiones y Recomendaciones

Actualmente existen diversos enfoques de gestión organizacional; uno de los más comunes en el funcional, el cual sigue prevaleciendo sobre modelos de última generación más efectivos, eficientes y agiles. En este sentido, el enfoque orientado en procesos se ha convertido en la opción urgente para mejorar el desempeño organizacional; para resumir, una organización funcional no tiene la capacidad de medir, mejorar y optimizar sus acciones porque no realiza énfasis en los procesos, solo en sus actividades. Una organización BPM se comparta como un carro de carrera en fórmula 1, con un equipo que mide todas las variables necesarias para ganar.

En todas las organizaciones donde he realizado asesorías y consultorías BPM han persistido los siguientes hallazgos:

1. No existe una clara definición y caracterización de procesos.
2. No se entiende la diferencia entre un proceso y un procedimiento.
3. Los procesos no están alineados y vinculados a un objetivo organizacional.
4. Los procesos no están alineados y vinculados a un producto o servicio.
5. Los procesos no tiene asociados acuerdos de servicios.
6. Los procesos no tiene asociados indicadores.
7. Los procesos no pueden ser monitoreados y medidos.
8. La mayoría de los procesos no son transversales, solo se ven los árboles y no el bosque.
9. Los procesos no tiene asociadas políticas.
10. Los procesos no tiene asociados procedimientos.
11. El levantamiento de procesos no se realiza sobre un enfoque participativo y multidisciplinario.
12. El levantamiento de procesos se realiza sin métodos y técnicas que faciliten su especificación.
13. El levantamiento de procesos no se basa en la comprensión profunda de modelos y prácticas que evitaran modelar el desastre.
14. Los procesos no son categorizados o clasificados.
15. No existe una notación estándar para el modelado de procesos.

Establecer acciones para cerrar cada una de estas brechas sería muy extenso para describirlas en este blog, sin embargo comparto algunas recomendaciones que contribuirán con ejercicios de mayor valor en esta materia.

Recomendaciones

1. Describa y caracterice un proceso para estandarizar y homologar el lenguaje antes de iniciar cualquier iniciativa.
2. Comunique de forma clara y concisa la diferencia entre una actividad,  un proceso y un procedimiento a su equipo. Es diversas asesorías en las que he participado he encontrado inconsistencias, procesos que son actividades y viceversa.
3. Evalué el nivel de profundidad en la descripción de sus procesos que requiere. Comience con descripciones generales y luego vaya realizando una inmersión mayor de forma iterativa.
4. Recuerde que cada proceso debe estar asociado a la entrega de un producto o servicio.
5. Recuerde que cada proceso debe estar asociado al cumplimiento de un objetivo organizacional.
6. Evalué y seleccione la herramienta de modelado de procesos que más se adapte a sus necesidades.
7. Establezca una categorización de procesos: macroprocesos, procesos, subprocesos. Es importante establecer una organización mínima de sus procesos para posteriormente mapearlos.
8. Defina los indicadores de desempeño y resultado de sus procesos para medirlos, mejorarlos y optimizarlos antes de ir a la automatización.
9. La actividad de modelado de procesos requiere de técnicas y métodos no tradicionales.
10. Realice énfasis en la descripción de políticas (normas y directrices), son ellas las que establecen las fronteras y condiciones de sus procesos.
11. Modele primero la ruta de éxito y luego enriquezca.

Saludos;