Resposabilidades de una Oficina de Proyecto

Hace algunos días, estuve revisando diversas perspectivas sobre los modelos existentes en las organizaciones para el desarrollo de una oficina de proyectos. En la práctica, existen tres tipos básicos de oficina de proyectos, los cuales van desde un repositorio, que recoge y difunde las mejores prácticas de gestión de proyectos y metodologías en la organización, un modelo de consultoría interna que proporciona directamente gerentes para ejecutar las proyectos. Entre estos dos extremos del espectro existe una variante denominada “modelo de coaching”.

A pesar del crecimiento de esta disciplina, muchas empresas todavía no tienen claro las métrica necesarias para evaluar el rendimiento en la ejecución de proyectos, por lo tanto, tienen le es dificil defender la existencia de una oficina de proyectos.

La claves, es entender que esta disciplina puede ser aplicada en una variedad de formas. La organización debe seleccionar el enfoque que mejor se adapte a la urgencia de sus necesidades, su nivel de madurez de gestión de proyectos, y su estilo de gobierno.

Estas son algunas de las responsabilidades de un oficina de proyectos, que he recogido en diversas lecturas, entre ella Gartner:

1. Garantizar que los proyectos y programas se alineen con los objetivos estratégicos de la organizacion.
2. Asegurar que los planes de proyectos sean realistas, actualizados y revisados con frecuencia.
3. Supervisar constantemente el trabajo relacionado con proyectos, en busca de indicios de desviación o cambios de alcance.
4. Identificar los problemas de manera temprana e identificar las medidas correctivas que se puedan tomar.
5. Emplear herramientas de evaluación de proyectos, por ejemplo técnicas de semáforos.
6. Evaluar la resultados o beneficios de la gestión de proyectos en relación con lo que se ha planificado.
7. Desarrollan un planes de proyectos.
8. Realizar actividades de Control y Seguimiento de Proyectos.
9. Desarrollar de Informes de la situación física y presupuestaria de los proyectos.
10. Establecer las medidas correctivas que deben ser tomadas para garantizar la optima ejecución de actividades, proyectos, o programas.
11. Comunicar la situación del portafolio de proyectos de la organizacion permanentemente.
12. Realizar la gestión de requerimientos, alcance, contratos, términos y condiciones, facturación, presupuesto, rendimiento, niveles de servicio y conocimiento.
13. Establecer políticas para la cancelación de proyectos.
14. Establecer las mejores Prácticas de Gestión de Proyectos.
15. Evaluar el desempeño del proyecto en base a las medidas de la gestión del valor ganado.
16. Implementar de un sistema de gestión de riesgos de proyectos.
17. Monitorear los indicadores claves de desempeño, y factores como la calidad y satisfacción del portafolio de proyectos.
18. Documentar y compartir las mejores prácticas en la gestión de proyectos, rendimiento, y seguimiento activo.
19. Desarrollar estrategias de cancelación de proyectos.
20. Desarrollo de una base de conocimiento de lecciones aprendidas, para alcanzar consistentemente mejores resultados.
21. Realizar análisis de riesgo.
22. Establecer criterios de éxito.
23. Establecer estrategias de terminación de proyectos.
24. Establecer roles y responsabilidades de proyecto.
25. Establecer estrategias de comunicación.
26. Establecer Métricas de Desempeño.
27. Realizar estimación de recursos y calendario de entregas.
28. Motivar a Equipos.
29. Resolver conflictos.
30. Evaluar y reducir los riesgos.
    

Recomendaciones mas importantes para un PMO:

1. Los proyectos grandes de alto riesgo deben incluir la financiación de garantía de calidad.
2. Dividir el plan de trabajo en piezas manejables, con tiempo extra y el presupuesto para imprevistos.
3. Establecer Hitos del proyecto, que permitan definir los entregables en cada etapa para conocer la finalizacion del proyecto.
4. Utilizar cadenas cortas de comunicación, cara a cara siempre que sea posible. Se pasa más tiempo tratando de comunicarse que realmente haciendo el trabajo.
5. Establecer mecanismo de obligación, en el control de calidad, mediante políticas de cancelación, inspecciones y garantía.
   

Algunas Reflexiones:

1. Cancelaciones: Muchos proyectos de TI terminan en una lucha constante con los proveedores. Los gerentes de proyectos y la organización deben desarrollar estrategias de cancelación de proyectos.
2. Las métrica y las metas del proyecto deben poder ser definidos, medidos y reportados.
   

Lo que hacemos mal:

1. El patrocinador del proyecto no participan activamente en la estrategia del proyecto y su dirección.
2. Frecuentes cambios en los Gerentes de Proyectos.
3. Plan de Proyecto inexistente, incompleto o mal construido.
4. Equipo, responsabilidades y relaciones no están claramente definidos.
5. No hay una definición clara de los beneficios y los productos que generara el proyecto.
6. Pobre gestión de cambios.
7. Habilidades inadecuadas e insuficientes en la conducción de proyectos.
   

Para finalizar la esencia de un PMO : es una estructura de personal en permanente vigilia de la situación del portafolio de proyectos de una organizacion, que realiza actividades de apoyo administrativos y control y seguimiento de programas y proyectos.

Saludos a todos....