Medir, mejorar y optimizar. Una necesidad urgente.

En diversas actividades de asesoría organizacional que he podido realizar he encontrado una situación generalizada que se repite en las organizaciones: “Estas no tienen la capacidad de medir su gestión operacional y de negocio”.

La falta de direccionamiento tecnológico, la adopción de enfoque orientado en procesos, la falta en la identificación de servicios, productos, acuerdos de servicios, son solo algunos factores que inciden que estas organizaciones no puedan medir efectivamente su gestión. Estas preguntas pueden ser utilizadas para evaluar la situación de la organización y de los cambios de debemos impulsar con acciones estratégicas:

• La organización ha establecido los indicadores operacionales y de negocio que deben ser utilizados para medir y evaluar el cumplimiento de sus objetivos estratégicos?
• La organización cuenta con políticas para el aprendizaje organizacional y mejora continua?
• Que mecanismo de gobernabilidad posee la organización para la toma de decisiones y la gestión de cambios?
• La organización conoce los productos, servicios y SLAs que son desarrollados por todas las unidades que la conforman?
• La organizaciones cuenta con un enfoque orientado en procesos?

Es vital que los gerentes de TI diseñen estrategias para proporcionar herramientas y metodologías a la organización, herramientas que le permitan evaluar el cumplimento de sus objetivos estratégicos. Estas simples preguntas pueden llevar a realizar un ejercicio sincero, transparente y real sobre donde debemos dirigir nuestros esfuerzos.

Medir, mejora continua, desempeño, indicadores, capacidades, destrezas, orientación a resultados, son algunas palabras que deben establecerse en la cultura organizacional fomentando focos de excelencia gerencial.

Mi propuesta hacia un nuevo enfoque: "Aplicaciones orientadas en procesos" - BPM en acción

"Los sistemas de información deben convertirse en medios para medir el desempeño y aprendizaje organizacional".

 

Cuando iniciamos la conceptualizacvion y diseño de sistemas de información, generalmente utilizamos casos de uso o historias de usuario para describir las diversas interacciones humanas o automatizadas que son requeridas para cumplir con sus requerimientos funcionales y no funcionales. Por años, la mayoría de estos sistemas de información han tenido una fuerte dependencia funcional, con lo cual no incorporan una vision de procesos, inclusive sistemas ERP o de RRHH no cuentan con mecanismo para adicionar el escalamiento y tiempo en la cual la actividad debe ser ejecutada, conocido en el argot de TI como acuerdos de servicios (SLA).

Simplificando mis argumentos, los sistemas de información raramente responden a procesos, ni a una visión transversal. Es muy comun observar que las actividades no incluyen características como: tiempo máximo de respuesta o atención de una tarea, escalamiento, persistencia de variables para la toma de decisiones, utilizacion de metricas, entre otros. Los sistemas de información generalmente son islas funcionales las cuales promueven la perdida de esfuerzos, gobernabilidad y valor.

Es necesario cambiar la forma en que son conceptualizados y diseñados los sistemas de información hoy en día. El desarrollo de un sistema de información debe comenzar con el modelado de procesos, utilizando los casos de uso o historias de usuario para describir las interacciones con mayor detalle. Este enfoque tiene mayores beneficios. En primer lugar considera los procesos, mecanismo que son utilizados para lograr el cumplimiento de una meta u objetivo organizacional, es decir la aplicación esta conectada explicitamente con un objetivo estratégico y no con una necesidad especifica, que generalmente no aporta valor a la organización. En segundo lugar, se incorporan acuerdos de servicios y reglas de negocio obligando a ser considerados en su especificación. Por ultimo, el sistema de información incorporando una visión orientada a la toma de decisiones y la medición de variables.

Sobre este enfoque, es necesario:

1. Identificar las decisiones que pueden ser tomadas basadas en la medición de métricas, indicadores, factores críticos de éxito, entre otros.
2. Identificar los procesos a los cuales apoyara el sistema de información.
3. Modelar los procesos. El sistema de información debe responder a las condiciones establecidas en los procesos. Recomiendo utilizar la notación gráfica BPMN 2.0.
4. Los procesos debe incluir el establecimiento de acuerdos de servicios para medir los tiempos y esfuerzos requeridos.
5. Los procesos debe incluir el establecimiento de reglas de negocio.
6. El sistema de información debe incluir en su modelo de implementacion los acuerdos de servicios y reglas de negocio.
7. Identificar los indicadores de gestión y resultado que el sistema de información debe gestionar.
8. Iniciar el desarrollo.

Desde mi perspectiva es necesario cambiar de paradigma, lo que llamo el "Desarrollo de Sistemas de Información Orientado en Procesos". Actualmente me encuentro escribiendo sobre este enfoque mediante la utilización de una metodología, la cual compartiré con la comunidad próximamente.

Saludos;

Cerrando el año, mis contribuciones y aportes en TI para mi país: Hacia SOA, ESB y BPM - Interoperabilidad

Desde hace casi dos años, tuve la oportunidad de ocupar un cargo gerencial donde podía proponer, conceptualizar y desarrollar ideas para impulsar los cambios que requiere nuestro país (desde mi punto de vista!) mediante el uso efectivo, ágil y eficiente de las tecnologías de información.

Generalmente no percibimos que la atención a los ciudadanos y la articulación que requieren las instituciones publicas requieren de un modelo de TI no tradicional y acorde a los nuevos tiempos y a las tecnologías que son creadas para simplificar y mejorar continuamente la generación, captura y entrega de valor a la sociedad. Las tecnologías son hoy en  día la base fundamental para el desarrollo de cualquier sociedad, por ende estamos obligados a incorporarlas en nuestros modelos de gestión y operación.

Reflexionando sobre la situación general en el uso de las TI en mi pais, estoy convencido que es necesario que la gerencia media de las instituciones publicas adopten e impriman modelos de gestión mas acordes con nuestros tiempos, donde las disciplinas SOA, ESB, BRE, BPM, Virtualizacion, Cloud, entre otras; se encuentren en el vocabulario de nuestros gerentes. En la medida que esto ocurra se mejoraran sustancialmente la atención a los ciudadanos, la agilidad en los tramites, la articulación institucional y la gobernabilidad del estado para mejorar continuamente su gestión.

El próximo año representa para mi una nueva etapa, y me pregunte cuales fueron mis logros personales y profesionales en el 2010?. Como este blog es un medio profesional para compartir mis diversas experiencias ,quise incluir cuales fueron mis contribuciones, mis aportes; con la intensión de compartir lo realizado con la comunidad y poder realizar un feedback.

Mis contribuciones

1. Elaboración de propuesta para conceptualizar el proyecto "datos.gob.ve", Gobierno Abierto, Open Linked Data entorno a la propuesta de ley de Interoperabilidad del estado venezolano. Octubre-2010.
2. Desarrollo de la primera propuesta de marco de interoperabilidad tecnico para el estado venezolano. Octubre-2010.
3. Elaboracion de la conceptualizacion de un marco de gobernabilidad para insertar las disciplinas SOA, ESB y BPM en las instituciones publicas del estado. Este marco incluye conceptos generales, proceso de adopción, arquitectura referencial, roles y responsabilidades, marco de procesos, principios, políticas, estándares, procedimientos, prácticas operativas y prácticas de seguridad generales. Abril-2010.  
4. Conceptualizacion del marco de arquitectura del portal unico de tramites del estado venezolano mediante la utilización de las disciplinas SOA y ESB.Abril-2010.
5. Desarrollo de propuesta para insertar practicas agiles de Scrum y Kanban en los modelos de contratos de software en las instituciones publicas.Abril-2010.
6. Desarrollo de una metodología preliminar para el análisis de procesos en las instituciones públicas, la cual pienso fortalecer y compartir en el 2011.
7. Desarrollo de un Mapa de Arquitectura de Soluciones bajo software libre para proyectos SOA/ESB y BPM. Agosto-2010
8. Desarrollo de una metodología para realizar el diagnostico de la aplicación de las practicas de TI en las instituciones publicas utilizando como referencia ITIL y COBIT. 2010
9. Conceptualización de tecnoguias para desarrollo de proyectos SOA/ESB/BPM. 2010.
10. Impulso del Marco de Interoperabilidad del Estado Venezolano mediante la aplicación e inserción de las disciplinas SOA y ESB.

Espero tener la oportunidad de conversar y compartir experiencias en estas materias, dado que fueron desarrolladas sobre un espíritu de colaboración, participación y transparencia.